Archiefopslag: jouw documenten veilig bewaren

Archiefopslag, verschillende vormen om documenten, administratie, boekhouding zijn mogelijk.
Gezien het feit dat het documenteren van jouw administratie verplicht is, is het zaak om dit op de juiste manier te doen.  Wij lichten deze voor je uit en vertellen je in welke situatie welke vorm van archiefopslag de beste keuze is.

Statisch archief versus dynamisch archief

Om te bepalen welke wijze van archiveren voor jou de juiste is, is het eerst van belang om vast te stellen of je met een statisch of dynamisch archief te maken hebt. Belangrijk voor de wijze van archiefopslag om jouw documenten veilig te bewaren.

Wat is een statisch archief?

Met een statisch archief worden documenten bedoeld die niet meer gebruikt worden. Hierbij kun je denken aan papieren die je verplicht moet bewaren, bijvoorbeeld voor de belastingadviseur en de belastingcontroleur.

Wat is een dynamisch archief?

Een dynamisch archief duidt de documenten aan waarmee dagelijks gewerkt wordt. Het moge duidelijk zijn dat je dit soort papieren graag binnen handbereik houdt. Hier dien je rekening mee te houden wanneer je op zoek gaat naar de juiste opslag voor archieven.

Verschillende vormen van archiefopslag

Wanneer je bepaald hebt met welk type archief – statisch of dynamisch – je te maken hebt, kun je verder met het kiezen van de juiste vorm van archiefopslag, zodat je jouw documenten kunt veilig bewaren.

Palletopslag van archief

Gaat het om een groot archief waar je niets meer mee hoeft te doen? Kies dan voor een handige wijze van archivering, zoals palletopslag. Je stapelt eenvoudig de complete documentatie op elkaar en zorgt ervoor dat alles droog blijft door de pallet in te sealen. Een ideale uitkomst! 

Dossieropslag 

Wanneer je te maken hebt met een dynamisch archief en het dus wenselijk of zelfs noodzakelijk is dat je te allen tijde bij je documenten kunt, dan biedt dossieropslag de uitkomst. Jouw papieren worden veilig bewaard in een dossiermap en toch kun je er gemakkelijk bij om ermee te kunnen werken.

Doosopslag van archief

De derde en tevens laatste vorm van archiefopslag die we in deze blog bespreken, is doosopslag. Een erg slimme manier van het opslaan van documenten. Dozen zijn namelijk efficiënt in te pakken en vervolgens op te slaan in een daarvoor bestemde hal of magazijn. Hierdoor staan ze droog én veilig!

Archiefopslag kosten

De kosten voor het opslaan van archieven variëren en zijn sterk afhankelijk van de vorm van archiefsopslag waar jij voor kiest. Je krijgt te maken met kosten voor de periode waarin je de documenten wilt bewaren en daarnaast betaal je ook voor de dienstverlening die geboden wordt. In sommige gevallen is er ook sprake van vernietigingskosten, als de documenten na afloop van de opslagperiode vernietigd worden. Controleer daarom voorafgaande aan het afsluiten van een contract goed met welke kosten je te maken krijgt, zodat je niet voor verrassingen komt te staan!