Hoe lang facturen en administratie bijhouden?

Bij het ondernemerschap komt heel wat kijken. Het is niet alleen het runnen van een bedrijf, maar ook alles eromheen.  De administratieve rompslomp is voor velen dan ook de minder leuke kant van ondernemen. Je krijgt te maken met het inkopen van goederen en/of diensten en als het goed is ook met verkoop. Dit alles dient goed bijgehouden te worden. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor bijvoorbeeld de FOD die om deze informatie kan vragen. Hoe lang moet je facturen en administratie bijhouden?

In deze blog vertellen we je alles over het hoe, wat, waar, waarom en wie omtrent het bijhouden van jouw administratie.

Welke documenten dien je bij te houden?

Jouw eigen administratie bijhouden is erg belangrijk. Maar wat valt daar dan allemaal onder? Stukken die je moet bewaren zijn alle boekhoudkundige documenten én documenten waarmee het belastbaar inkomen vastgesteld kan worden. Denk hierbij aan bankuittreksels, facturen, maar ook contracten.

Voor wie dien je de administratie bij te houden?

In de eerste plaats dient het bijhouden van de administratie natuurlijk voor jezelf. Zo houd je het overzicht over wat er binnenkomt en uitgaat en weet je precies waar je staat. Daarnaast is een kloppende administratie belangrijk voor het kunnen aanleveren van de juiste documenten, bijvoorbeeld aan de FOD.

Wat is de wettelijke termijn voor het bijhouden van jouw administratie?

Wacht: een wettelijke termijn? Jazeker. Wanneer je een onderneming hebt, ben je verplicht om jouw boekhouding op orde te hebben. Het kan namelijk zijn dat je deze gegevens moet doorgeven aan een belastingcontroleur. Hoe lang je dit moet bewaren, is afhankelijk van het soort document. Welke bewaartermijn documenten hebben, is te vinden in onderstaand overzicht.

* Let op: er zijn uitzonderingen. Documenten die betrekking hebben op onroerende goederen dienen 15 – 25 jaar bewaard te worden. Heeft de onderneming nog fiscaal overdraagbare verliezen? Dan zelfs nog langer.

Dien je alles op papier te bewaren?

Het korte antwoord: nee, je hoeft niet alles op papier te bewaren. We leven immers in een tijd waarin de digitalisering steeds verder toeneemt. Echter kan het in sommige gevallen toch goed zijn om documenten wél op papier te bewaren. In de eerste plaats omdat een computer kan crashen en bestanden zo verloren kunnen gaan. Daarnaast accepteren bepaalde instanties alleen het originele ongewijzigde papieren document. Wel zo fijn als jij deze dan paraat hebt. Volgens de bewaarplicht ben je immers verplicht het originele document te kunnen aanleveren in de staat waarin jij het ontvangen hebt.

Waar dien je op te letten wanneer je jouw administratie digitaal bijhoudt?

Ga je online administratie bijhouden? Let er dan op dat je altijd moet kunnen aantonen dat het bestand dat je digitaal bewaart niet tussentijds bewerkt is. Het is dan ook niet voldoende om alleen het betreffende document te bewaren, maar je moet ook altijd de e-mail opslaan waarin het bestand verstuurd werd. Een ander punt dat je in acht moet nemen wanneer je voor een digitale administratie kiest, is de gebruikmaking van het juiste bestandsformaat. Maak je gebruik van een achterhaalde bestandsindeling, dan kan het zijn dat je het document niet kunt openen waardoor het dus niet geldig is.